勤務表作成システム、
看護配置マイスターの導入事例

自宅からスマホで勤務希望入力や勤務表確認ができる点が大変好評です。
フォローアップ研修で、勤務表作成条件のメンテナンスの重要さがよくわかりました。

≪看護部長様へのインタビュー≫

まずは導入の経緯についてお伺いしたいと思います。

当時様式９作成に大変苦労していました。
手作りの勤務表では師長さんによって差があり、問題意識を持っていました。自動作成にすることによって師長さんの業務負担軽減と公平性、安全性が確保できるのではないかと思って、導入を検討しておりました。
実は以前にも自動作成のシステムを探しており別会社の自動作成システムも検討したが、費用面で導入に至らなかったという経緯もありました。

勤務表の自動作成をすることで、業務などに変化はございますか？

実は、看護配置マイスター導入時は自動作成を使用していたのですが、退職などにより人員が少なくなり、条件の調整が厳しくなってしまってあまりうまく使えていないんです、師長交代により引継ぎもうまくできなくなってしまったということもあります。

ありがとうございます。自動作成に関しては、申し訳ございません。当方のサポート不足もあったかと思います。本日は、のちほどしっかりフォローアップ研修をさせていただきます。

ブラウザを通しての勤務希望を申請につきましては、スタッフ様からの評判につきもう少し詳しくお聞かせください。

導入当初は勤務希望数の制限など、慣れるまで戸惑いもありましたが、現在は慣れてきたようです。自宅などからスマホからの勤務希望の入力や勤務表を確認できる点は大変好評です。最近入職したスタッフは今まで勤務していた病院ではこのようなシステムがなかったので、とても便利だと言ってくれています。

ありがとうございます。
それでは、様式９関連業務はどう変わりましたか？

そうですね。導入前は師長が作成したエクセルシートを様式9作成用シートに取り込み、様式9書式に変換していたのですが、パート休や時間休などが反映されない業務が多く、手作業で修正確認が必要でした。
今は看護配置マイスターに正しく入力しておけば、様式9に反映されます。委員会や会議も一元入力できるため管理業務がとても軽減されました。

ありがとうございます。
サポート体制についてはいかがでしょうか？

サポート窓口一本化にしていますが、師長会でも随時サポート内容を共有していますので、他部署で以前確認した質問内容であれば院内で完結できます。
また操作マニュアルで解決することもあり、管理しやすくよかったと思います。

サポートには私が窓口となりメールで質問させていただきますが、すぐに的確な回答をいただけるのでいつも助かっています。

看護配置マイスターに追加してほしい機能などありますか？

日ごとにリアルタイムで部門横断的にスタッフ数などの一覧を把握できる機能があるとうれしいです。

> 今後是非改修を検討させていただきたいと思います。

周辺システムとの連携のご希望はないですか？

勤怠システムのリプレイスのタイミングで連携をしたいと思っています。

改善してほしいことありましたら教えてください。

そうですね。やはり自動作成の向上でしょうか・・

導入してから、1年以上たちますよね。異動もあったとのことですし、シフトパターンの変更もあったと思います。本日はそのあたり全て条件を確認させていただければと思います。よろしくお願いいたします。

≪病棟師長様へのフォローアップ研修≫

それではフォローアップ研修を始めさせていただきます。今は1月の勤務表を作成中かと思いますが、年始の勤務はどのように組まれる予定でしょうか。
自動作成は使わずにくじ引きやじゃんけんで決めれる病院様も多いです。

かしこまりました。それでは一通り設定を確認させていただきながら、条件設定の方法をご案内させていただこうと思います。
設定画面はお使いいただいておりますでしょうか？

部長様・師長様:　・・・笑
（導入研修後に交代となった師長様のため設定画面を利用されていないご状況でした）

部長様:はじめはやっていたのですが、日々の業務やコロナで忙しくなりメンテナンスできていませんでした。

とくにコロナでお忙しかったですよね。
では本日しっかり確認させていただきます。
ここにすべての条件設定が全て入っております。ここを正しい状態にしないと正しい勤務表が作成されませんので、必要に応じてメンテナンスをしていただく形となります。

まず、シフト配置条件からご説明いたします。
こちらは日々のシフトの頭数を設定する項目です。
現在の設定を1つずつ確認してまいります。
まず深夜勤と準夜勤はそれぞれ2名、各チームから1名ずつとなっていますが大丈夫でしょうか。

師長様:はい、大丈夫です。平日の日勤が7名以上となっています。

看護師は各チーム3から名、補助者1名ですがお間違いないでしょうか。

師長様:現在は補助者は別で作成しているので看護師のみの設定でお願いします。

わかりました。それでは平日は7名から6名に変更します。
各チームから必ず3名以上でよろしいでしょうか？

師長様:各チームから3名がありがたいのですが、場合によっては１つのチームで2名、もう一方のチームが4名になることもあります。

なるほど。それでしたら、各チームから2名ずつ、いずれかのチームから2名という設定に変更させていただくと条件が緩和され、全体的に条件が満たされやすくなります。

師長様:それでもよいのですが、やはりできればチーム3名確保したいです。

わかりました。では各チームから3名の6名で設定いたします。
つぎに、土日祝日の日勤は6名以上という設定になっているようですがいかがでしょうか。

師長様:土日祝日は7名です。各チーム３名といずれかのチームで1名です。

平日より人数が多いのですね。

師長様:平日はパートさんがいるので大丈夫なのです。

承知しました。では土日祝日はぴったり7名でよろしいでしょうか。

師長様:はい、ぴったり7名で大丈夫です。

遅番はチーム問わず毎日1名でしょうか。

師長様:はい、そうです。

はい、ありがとうございます。
以上でシフトの頭数の設定は終了です。
ちなみに今設定した頭数を画面上で確認することができます。

つぎに、シフトパターンに進みます。これはスタッフ様の条件付けになります。
設定が入っていないスタッフ様は自動作成がされませんので設定を入れていきたいと思います。
シフトパターンはコピーすることもできますのでご活用いただければと思います。

〇〇さまは典型的なシフトパターンになりますでしょうか。

師長様:はい、そうです。

△△さまはどうでしょうか。

師長様:△△は夜勤少なめです。

では夜勤の回数のみ変更します。
□□さまは夜勤が無効になっていますがよろしいでしょうか。

師長様:□□は今体調を崩しているので夜勤から外しています。

わかりました。ではこのままでよいですね。
●●さまはいかかでしょうか。

師長様:●●は入職したばかりなので、少し条件が異なります。▲▲まで同じシフトパターンです。

はい。では▲▲さままでシフトパターンをコピーします。
■■さまはいかがでしょうか。

師長様:■■は異動してきたばかりなので、平日日勤のみです。ただ来月からは土日も入る予定です。

遅番もないですか？

師長様:はい、ないです。日勤のみです。

わかりました。では曜日の制限はせず日勤のみで設定します。
つぎにパートさんの勤務を設定します。
◎◎さまは平日のみの勤務でしょうか。

師長様:平日週5日勤務の方です。

はい、では月の回数指定の設定から週5回という設定に変更します。こうすることで月の公休数に影響されず自動作成されるようになります。
××さんは週3回の勤務でしょうか。

師長様:××さんは曜日の指定なく月12回の勤務です。

では曜日は指定せず、月の回数12回で設定をします。

～全員分のシフトパターンを見直し完了～

では次にシフトの順序に関わる条件の設定を確認してまいります。
夜勤は、準夜→休→深夜でしょうか。

師長様:はい、ただ、準夜→休→深夜のあとも休みです。深夜のあとの休みは有休でもいいですが、準夜のあとは公休にしたいです。

かしこまりました。そのように設定いたします。
準夜の前のシフトに制限はりありますでしょうか。

師長様:日勤でも遅番でも休みでも大丈夫ですが、準夜と深夜はだめです。

わかりました。そのように変更いたします。
つづいてスタッフ様共通の条件を見てまいります。
『遅番の2連続は回避』という条件はいかがでしょうか。

師長様:絶対ではありません。3連続は絶対ダメですが、2連続は大丈夫です。

わかりました。では遅番のあとの遅番はOKというですね。
さきほどの順序の条件も変更しておきます。
つぎに、『月に1回土曜休みをつける』という条件が入っていますがどうでしょうか。

師長様:本当はつけたいのですが難しいことが多いです。

部長様:土日の休みはつけてあげたいのですけどね。

師長様:はい、日曜日は必ず休みを1つはつけてあげたいと思っています。

そうですよね。では、月に1回以上、日曜日に休みを割り当てるという設定に変更します。

師長様:連続勤務を4日までにしたいです。

夜勤を含めてでしょうか。

師長様:はい、そうです。ただ日勤のみの方は除外です。

わかりました。では夜勤に入る方のみ勤務は4連続までという設定にします。
そのほか考慮されている条件はございますでしょうか。

師長様:勤務希望休みの前に準夜を入れないようにしています。

そうですね、そちらに関しては勤務予約の時点で勤務希望の前に準夜を回避するというシフト割り当てを行っていただく形になります。

師長様:今もそのようにしています。

そうでしたか。ご活用いただきありがとうございます。

つぎに日毎の共通の条件について確認してまいります。
『深夜勤に初心者がいる場合はリーダーを1名配置する』という設定はいかがでしょうか。

師長様:はい、そのようにしています。

スタッフごとのスキルに関しては更新いただけておりますでしょうか。
初心者やリーダーのことですね。

師長様:最近はしていません。

部長様:だから今まで条件が機能していなかったのですね。

師長様:あとで確認したいと思います。

すみませんが是非よろしくお願いします。

師長様:ちなみに、初心者同士で準夜から深夜への申し送りはしないようにしたいです。

かしこまりました。設定を追加しておきます。

それでは、これで一通りの設定が完了しましたので自動作成をお試しいただければと思います。

師長様:最後に操作に関して質問よろしいでしょうか。
勤務希望受付中に、手動でのシフトの割り当てを行っても問題ないでしょうか。

スタッフ様の勤務希望とバッティングしてしまう可能性がありますので、必ず勤務希望の受付を停止してから行っていただければと思います。

師長様:やはり、そうですよね。ありがとうございました。
これから勤務表を作るのが楽しみです！

部長様:コロナなどで忙しくなかなか対応できていなかったのですが、
条件のメンテナンスの重要さがよくわかりました。
本日はありがとうございました。

はい、やはり実情に応じてメンテナンスいただくことがとても大切です。
サポートも是非ご活用いただければと思います。
本日はお忙しいところ、ありがとうございました！